Ålandsbanken Abp: Bolagsstämmokallelse

Ålandsbanken Abp
Kallelse till årsstämma
23.2.2023 kl. 8.00

Bolagsstämmokallelse

Aktieägarna i Ålandsbanken Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls onsdagen den 29 mars 2023 kl. 15.00 i Alandica Kultur & Kongress, Strandgatan 33, Mariehamn.

Mottagandet av personer som har anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar nämnda dag kl.14.00.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1. Öppnande av stämman
2. Konstituering av stämman
3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
4. Konstaterande av stämmans laglighet
5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden
6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för år 2022

Verkställande direktörens översikt.

7. Fastställande av bokslutet

8. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och dividendutdelning

Styrelsen föreslår att i dividend för räkenskapsperioden 1.1.2022 - 31.12.2022 utbetalas 1,60 euro per aktie samt att därtill utbetalas en tilläggsdividend om 0,45 euro per aktie. Avstämningsdagen för dividendutbetalningen är måndagen den 3 april 2023 och utbetalningsdagen är onsdagen den 12 april 2023.

9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsemedlemmarna och verkställande direktören för räkenskapsperioden 1.1.2022-31.12.2022

10. Behandling av ersättningsrapport

11. Styrelsens förslag om ändring av bolagsordningen

Styrelsen föreslår att bolagsordningens 2 § ändras så att laghänvisningarna i det beskrivna verksamhetsområdet överensstämmer med nu gällande lagstiftning då lagen om hypoteksbanksverksamhet (151/2022) uppdaterats.

Paragrafen skall efter föreslagen ändring lyda enligt följande:

Bolaget, som i denna bolagsordning benämns Banken, bedriver såsom affärsbank i kreditinstitutslagen (610/2014) för inlåningsbanker avsedd kreditinstitutsverksamhet. Banken tillhandahåller även sådana investeringstjänster och sidotjänster som avses i lagen om investeringstjänster (747/2012). Banken bedriver även hypoteksbanksverksamhet i enlighet med lagen om hypoteksbanksverksamhet (151/2022).

Styrelsen föreslår därtill för bolagsstämman att 13 § i bolagets bolagsordning ändras och därmed erhåller följande lydelse:

13 § Revisorer

För granskning av Bankens förvaltning och räkenskaper väljs årligen vid ordinarie bolagsstämma minst en och högst två revisorer.

Om endast en revisor valts och denne inte är en revisionssammanslutning, skall även en revisorssuppleant väljas.

Revisorerna väljs för en mandattid som upphör vid slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter valet.

12. Beslut om antalet styrelsemedlemmar

Antalet styrelsemedlemmar föreslås fastställas till 6 styrelsemedlemmar.

13. Beslut om styrelsemedlemmarnas arvoden

Styrelsen föreslår oförändrat årsarvode för ordförande (35 000 euro), vice ordförande (30 000 euro) samt för medlem (28 000 euro). Styrelsen föreslår vidare att mötesarvodet per bevistat möte för ordförande (1 000 euro) och för medlem (750 euro) är oförändrade.

Antecknas att mötesarvodet för styrelseledamöters deltagande i av styrelsen tillsatta kommittéers möten är 750 euro för medlem och 1 000 euro för kommittéordföranden. Antecknas därtill att ersättning för rese- och logikostnader samt dagtraktamenten utgår i enlighet med Skatteförvaltningens anvisningar och bankens reseriktlinjer. 

14. Val av styrelsemedlemmar

Styrelsen föreslår återval av styrelsemedlemmarna Anders Å Karlsson, Nils Lampi, Mirel Leino-Haltia, Christoffer Taxell, Ulrika Valassi och Anders Wiklöf för den mandattid som varar fram till dess att nästa ordinarie bolagsstämma avslutas. Samtliga föreslagna personer har samtyckt till valet. Åsa Ceder har undanbett omval.

15. Beslut om revisorernas arvode

Styrelsen föreslår att revisorernas arvoden utgår enligt räkning.

16. Beslut om antalet revisorer

Styrelsen föreslår att antalet revisorer fastställs till tre (3) för en mandattid som pågår fram till den dag då den ändring av 13 § i bolagsordningen, som möjliggör val av endast en revisor, har registrerats i handelsregistret.

Styrelsen föreslår att antalet revisorer fastställs till en (1) för en mandattid som börjar från och med den dag då den ändring av 13 § i bolagsordningen, som möjliggör val av endast en revisor, har registrerats i handelsregistret.

17. Val av revisorer

Styrelsen föreslår att till bolagets revisorer väljs CGR Henry Maarala, CGR Sandra Eriksson och CGR Jessica Björkgren för en mandatperiod som pågår fram till den dag då den ändring av 13 § i bolagsordningen, som möjliggör val av endast en revisor, har registrerats i handelsregistret.

Styrelsen föreslår vidare att KPMG Oy Ab med huvudansvarig revisor CGR Henry Maarala väljs till revisor för en mandattid som börjar från och med den dag då den ändring av 13 § i bolagsordningen, som möjliggör val av endast en revisor, har registrerats i handelsregistret.

18. Avslutande av stämman

B. Bolagsstämmohandlingar

Styrelsens ovan nämnda förslag, denna kallelse samt övriga handlingar som enligt aktiebolagslagen ska finnas tillgängliga, finns på Ålandsbanken Abp:s webbsida www.alandsbanken.fi.

Styrelsens förslag och bokslutshandlingarna finns också tillgängliga på huvudkontoret och vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna. Stämmoprotokollet finns tillgängligt på webbsidan senast den 5 april 2023.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Aktieägare som är antecknade i bolagets aktieägarförteckning
Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 17 mars 2023
(bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som vill delta i bolagsstämman ska anmäla sig senast fredagen den 24 mars 2023 kl. 12.00.

Anmälan till bolagsstämman kan göras:
a) elektroniskt via websidan www.alandsbanken.fi/bolagsstamma;
b) per telefon på numret 018-29 011;
c) per fax på numret 018-291 228; eller
d) per brev till Ålandsbanken Abp, PB 3, AX-22101 Mariehamn.

I samband med anmälan ska anges aktieägarens namn, personbeteckning/FO-nummer, telefonnummer samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning. De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Ålandsbanken Abp används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill anknutna registreringar.

Aktieägare eller dennes representant eller ombud ska vid behov på mötesplatsen kunna styrka sin identitet och/eller behörighet.

3. Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka denne skulle ha rätt att på bolagsstämmans avstämningsdag 17 mars 2023 vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 24 mars 2023 kl. 10.00 har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del ska detta räknas som
anmälan till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Anmälan görs av egendomsförvaltarens kontoförvaltare senast vid ovan nämnda tidpunkt. Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid begära anvisningar av sin egendomsförvaltare gällande aktieägarens införande i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

2. Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.
Aktieägarens ombud ska visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren.

Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdeandelskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.

Originalet av eventuella fullmakter bör sändas till Ålandsbanken Abp, PB 3, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda innan anmälningstidens utgång. Vänligen märk kuvertet ”bolagsstämma”. Alternativt kan en kopia av fullmakten sändas per e-post till adressen bolagsstamma@alandsbanken.fi varvid fullmakten ska uppvisas i original på bolagsstämman.

4. Övriga anvisningar och information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.

På dagen för denna stämmokallelse uppgår det totala antalet aktier i Ålandsbanken Abp till 6 476 138 aktier i A-serien, vilka representerar 129 522 760 röster och 8 799 766 aktier i B-serien, vilka representerar 8 799 766 röster, eller sammanlagt 15 275 904 aktier och 138 322 526 röster. Varje A-aktie har på bolagsstämman 20 röster och varje B-aktie en röst, dock med beaktande av den rösträttsbegränsning som stadgas i bolagsordningen 7 §.

Mariehamn den 22 februari 2023

Styrelsen